Jak zabrać się za organizowanie sympozjum czy konferencji, o jakich sprawach należy przy tym pamiętać.

korytarz hotelowy
Sprawna organizacja sympozjum albo konferencji jest dużym wyzwaniem, szczególnie jeżeli ktoś będzie to robił po raz pierwszy. Co prawda niejednej osobie może się wydawać, że nie ma w tym nic trudnego, lecz zmieniają oni zdanie jeżeli tylko muszą się tym zająć. A do zrobienia jest naprawdę sporo, zapomnieć nie można nawet o najmniejszych szczegółach, jakie mogą być przyczyną klęski w organizacji. Najważniejsze będzie wyszukanie właściwej sali, na której zostanie zorganizowane wydarzenie.

pokój
Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W dużych miastach takich jak Kraków, Warszawa albo Łódź nie powinno być z tym żadnych problemów, bo w większości hoteli wynająć można odpowiednie pomieszczenia, ale niektórzy zdecydowanie wolą zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś ustronnym hotelu daleko od miasta. Podczas wybierania sali trzeba mieć na uwadze parę istotnych czynników. Na pewno niezwykle istotne jest jej położenie, powinien być tam łatwy dojazd i duża liczba miejsc do zaparkowania. Niezbędnie należy się też przyjrzeć jej wyposażeniu – bo od tego właśnie będzie zależało, jak będą się czuli prowadzący oraz goście.

Wybrana odpowiednio sala konferencyjna powinna pomieścić wszystkich zaproszonych gości (tutaj dodatkowe informacje), ale nie będzie za duża, bo wtedy może się okazać, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Bardzo istotna jest wygoda – tu sprawdzić trzeba krzesła, biurka i resztę mebli, jeżeli konferencja potrwać by miała nieco dłużej to wygodne krzesła są niezwykle ważne. Następie do ocenienia będzie infrastruktura techniczna, czyli projektowa, rzutnika albo (rozwinięcie tych informacji: dużo więcej legalnybiznes.pl) systemu nagłośnieniowego, może się też przydać nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz większa liczba gości będzie tego potrzebowała.

Przy trwających dłużej spotkaniach należy również pomyśleć o jakiś przekąskach, głodni goście na pewno nie będą się skupiali na słuchaniu prowadzących. Jeśli miejscem organizacji będzie hotel Łódź, to od razu można pozbyć się problemu jakiś noclegów dla uczestników z innych miast – po prostu można będzie zarezerwować pewną ilość pokoi, które przeznaczone zostaną dla uczestników.